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Arbeitsrecht

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Coronavirus (COVID-19) und Home Office-Arbeit

Datum:
10.03.2020
Rubrik:
Berichte
Rechtsgebiet:
Arbeitsrecht
Stichworte:
Arbeitssphäre, autonom arbeiten, Home Office-Arbeitsvertrag, Privatsphäre
Autor:
LawMedia Redaktion
Verlag:
LAWMEDIA AG

Einleitung

Aufgrund des Coronavirus (COVID-19) arbeiten zur Zeit mehr Menschen im Homeoffice, mehr denn je und – was beachtlich ist – viele zum ersten Mal.

Löst der Erreger das weltweit grösste Experiment in Sachen Heimarbeit aus? Um Ansteckungen zu vermeiden, lassen immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter nämlich in den eigenen vier Wänden arbeiten.

Wird später bei Home Office aus der Not gar eine Tugend? Die Zukunft wird es weisen.

Derzeit stellen sich vor allem die Fragen, wie mit der nachträglich, ggf. durch Arbeitgeberweisung zustande gekommenen Home Office-Arbeit umzugehen ist.

Agenda

Kommunikationstechnologie erlaubt Home Office-Arbeit

Viele Schweizer Unternehmen verfügen wegen der flexiblen Arbeitsmodelle bereits über Homeoffice-Optionen sowie über die richtigen Technologien und Anwendungen.

Trotzdessen muss ein Einstieg ins sog. Remote Working gut vorbereitet sein und mit Schulungen begleitet werden.

Für Neulinge kann die Home Office-Arbeit zur Herausforderung werden, vor allem wenn sie die vermeintlich lockere Tätigkeit unterschätzen. Home Office-Arbeit braucht Disziplin, Struktur und Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement.

Vgl. hiezu

Führungskräfte haben durch genauere Vorgaben, durch intensivere Begleitung und Unterstützung mehr und bewusstere Führungsarbeit.

Ziele und Prioritäten

Das wichtigste ist, dass sich Home Office-Arbeitnehmer auch an bestimmte Vorgaben, Tagesabläufe und Verhaltensweisen halten sollten:

  • Klare Ziele
  • Prioritäten-Festlegung bei mehreren Aufgaben
  • Virtuelle Konferenzen
    • Festlegung Slots von 12 bis 14 Uhr mitteleuropäischer Zeit, v.a. bei multinationalen Unternehmen
  • Virtuelle Teams
    • Bis 3 Personen: Self Handling
    • Mehr Personen: Einsatz eines Moderators mit seinen Leitungsaufgaben
  • To do’s bei virtuellen Teams
    • Jedes virtuelle Team sollte eine Zusammenarbeitsordnung entwerfen, festlegen und im Alltag beachten

Remote Working – Einige Prinzipien

Das Remote Working erfordert im externen Verkehr und im Kontakt mit der Betriebszentrale bzw. dem dortigen Kader gewisse Verhaltensprinzipien: 

  • Verfügbarkeit und Erreichbarkeit
    • Terminverlässlichkeit
    • Erreichbarkeit zum vereinbarten Zeitpunkt
    • Zeitnahe Reaktionsfähigkeit auf Anfragen
    • Beschränkung auf dienstliche Aufgaben während der Arbeitszeit
  • Kommunikation / Sprache
    • Sprachwahl: Neutrale Sprache
    • Formulieren Sie E-Mails und Instant Messages so abstrakt wie möglich, auch Beleidigungen zu vermeiden
    • Kontrolllesen der E-Mails vor dem Versand
    • Für nicht in kurzer Form schriftlich darstellbare oder komplexe Sachverhalte sind vorzuziehen:
      • Telefonkommunikation
      • Video-Konferenz
      • Persönliches Treffen
      • Vertagung der Entscheidung
  • Reaktionszeit
    • Einigung mit Kollegen auf gemeinsame Regeln wie
      • Zeitpunkt von Meetings
      • Kommunikationsmittel (e-mails, WhatsApp, SMS, Messanger etc.)
      • Kommunikationswege für dringliche Absprachen etc.
    • Klare Kommunikation von Erwartungshaltungen zur Streitvermeidung
    • Einigung über Zeiten, zu denen der Home Officer nicht oder nicht mehr erreichbar ist
  • Vorbildfunktion des Chefs
    • Chefs sollten sich an die von ihnen aufgestellten Regeln halten
    • Gesprächsleitung bei Telefonkonferenzen
      • Pünktliche Einwahl
      • Gesprächsgelegenheit an alle TelCo-Teilnehmer
  • „Dresscode“ des Heimarbeiters
    • Keine Arbeit im Pyjama, falls der „Heimarbeiter“ zu einem Video-Call hinzugezogen wird (Vermeidung eines schlechten Eindrucks)
    • Formal gekleidete Personen (natürlich ohne Krawatte) nehmen sich anders wahr und arbeiten konzentrierter

Siehe ferner die Checkliste

Rechtliche Parameter

Flexible Arbeitsformen sind vom Gesetz nur ungenügende Leitlinien.

Umso wichtiger ist es, entsprechende Punkte im Arbeitsvertrag festzuhalten.

Ohne Anspruch auf Vollständigkeit werden nachfolgend kurz rechtsrelevante Aspekte der Home Office-Arbeit (HOA) angesprochen und erläutert:

  • Einführung Home Office-Arbeit
    • Ausgangslage
      • Normalerweise werden HOA-Mitarbeiter ursprünglich für den HOA-Einsatz angeworben
    • Nachträgliche HOA-Einführung
      • Hier, wegen des Coronavirus, zur Ansteckungsvermeidung und zur Aufrechterhaltung des Betriebes nachträglich begründete HOA
      • HOA-Begründung
        • kraft Arbeitgeberweisung oder
        • mittels Sideletter zum Arbeitsvertrag betreffend Einsatzort (HOA),
        • mit Abrede zu
          • Hilfsmitteln
          • Entschädigungen
            • Lohn
            • Auslagenersatz, insbesondere bei BYOD
    • Einführung Home-Office Arbeit
  • Arbeitnehmer-HOA-Anspruch?
    • Von Gesetzes wegen
      • Der Arbeitnehmer hat keinen gesetzlichen Anspruch, wegen des Coronavirus (COVID-19) HOA leisten zu können
    • Verhandlungssache
      • Einvernehmen ist möglich oder gar erwünscht
    • Arbeitnehmer-HOA-Anspruch?
  • Home Office-Reglement
    • In der Regel schreiben die Arbeitgeber in einem HOA-Reglement fest
      • Gegenstand der HOA
      • Art der HOA
      • Umfang der HOA
      • Praxispunkte
    • Home Office-Reglement
  • Lohn für HOA
    • Allgemein
      • Berücksichtigung der Raumzurverfügungstellung nebst des Lohns für vergleichbar Arbeit in der Betriebszentrale
    • Spezielle Arbeits- und Präsenzzeiten
      • Nacht-, Sonntags-, Schichtarbeit sowie Pikett-Tätigkeit begründen einen zuschlagspflichtigen Lohn
    • Lohn für Home Office-Arbeit
  • Vertraulichkeit / Geheimhaltung
    • Beachtung
      • Datensicherung
      • Geheimhaltungspflicht
      • Datenschutz
    • Gewährleistung
      • Passwortschutz
      • Definierung der Vorgaben zur Datensicherung
    • Inhalt Home Office-Reglement
  • Keine ständige Erreichbarkeit des Home Office-Mitarbeiters
  • Arbeitsweg wird zur Geschäftsreise
    • Abrede, Arbeit grösstenteils von zu Hause aus zu verrichten, kann zur Folge haben, dass der „Arbeitsweg“ in die Betriebszentrale
      • als Arbeitszeit gilt
      • den Fahrkostenersatz erlaubt
  • Bring Your own Device (BYOD) oder Betriebscomputer
    • Arbeitgeberinfrastruktur / Betriebscomputer
      • Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das nötige Arbeitsgerät grundsätzlich auch zu Hause bereitzustellen
      • Klärung, ob der Geschäftscomputer auch privat genutzt werden darf
      • Klärung Vorgehen und Kosten bei Geräteersatz
      • Computerbeschädigung: Haftung des Arbeitnehmers
      • Arbeitgeber Infrastruktur
    • BYOD
  • Büromaterial
    • Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Auslagen für die Betriebsmittel zu ersetzen
    • Büro Material
  • Auslagenersatz
    • Der Arbeitgeber hat dem Home Office-Arbeitnehmer zu vergüten
      • Raummiete
      • Infrastruktur
      • Strom
      • usw.
    • Auslagenersatz
  • Arbeitsschutz
    • Allgemein
      • Das Arbeitsschutzrecht gilt auch in den vom Arbeitnehmer für die Arbeiten des Arbeitgebers genutzten Räumen
        • Arbeitszeitvorschriften
        • Arbeitszeitgestaltung
        • Gesundheitsschutz
      • Arbeitszeiten-Erfassung
        • Arbeitszeiterfassung durch Home Office-Mitarbeiter / Instruktion und Kontrolle durch Arbeitgeber
      • Arbeitsschutz
  • Haftung / Betriebshaftpflichtversicherung
    • Arbeitgeberhaftung
      • Haftungsrisiken des Arbeitgebers für seine Infrastruktur
      • Der Arbeitgeber sollte abklären, ob die Betriebshaftpflichtversicherung die Risiken im Home-Office mit deckt
      • Notfalls Individualversicherung
    • Arbeitnehmerhaftung
      • Haftung des Arbeitnehmers bei Beschädigung der vom Arbeitgeber gestellten Infrastruktur sowie aller Datenträger bzw. Daten
    • Haftung

Weitere Detailinformationen

Verhaltensregeln für die Home Office-Tätigkeit

Verhaltensregeln für die Arbeit zu Hause

Die Home Office-Arbeit hat nicht nur Vorteile wie die Zeit- und Kostenersparnis des Arbeitswegs oder der Flexibilitätsgewinn für Beruf und Familie, sondern auch Nachteile wie die Leiden aus einem unorganisierten Tagesablauf, längere Präsenzzeiten, fehlende soziale Einbindung in den Betrieb usw. – Die Home Office-Arbeit erfordert

  1. Organisatorische Vorbereitungen
    1. Eignung der Arbeiten für eine Home Office-Tätigkeit
      1. Tage und / oder Arbeitssituationen, anlässlich derer zu Hause zu arbeiten ist
      2. Arbeitssituationen, anlässlich derer „off office“ (weder im Büro noch zu Hause) gearbeitet wird
    2. Arbeitsplatzeinrichtung / technische Voraussetzungen
      1. fixer Arbeitsplatz in separatem Zimmer (und nicht im Wohnbereich)
        1. Arbeitstisch
        2. Rückenschonender Bürostuhl
      2. IT-Equipment
        1. Computer mit gutem Bildschirm
        2. Drucker
        3. WLAN-Router
        4. Internetverbindung
        5. Telefonapparat
      3. Datenschutz / Datensicherung
      4.  Arbeitnehmerfürsorge
        1. Beachtung des arbeitsschutzrechtlichen Rahmenbedingungen
        2. Ergonomische Aspekte
        3. Soziale Einbindung in den Betrieb
        4. Versicherungsschutz
      5.  Kosten
        1. Bereitstellungsabhängigkeit
          1. Arbeitgeberequipment oder Bring your own device (BYOD)
        2. Kostenbeteiligung des Arbeitgebers mit einem Pauschalbetrag an
          1. Raummiete
          2. Mietnebenkosten
          3. Elektrisch
          4. Internetgebühren
          5. Büromaterial
          6. Verbrauchsmaterial
          7. uam
    3. Kommunikation
      1. Erreichbarkeit
      2. Antwortzeiten
      3. Reporting / Arbeitszeit-Dokumentierung
      4.  Betriebseinbindung
        1. Teilnahme an Teamsitzungen
        2. Sonstige Einbindung in betriebliche Massnahmen
  2. Individuelle Regelung im Arbeitsvertrag
    1. Regelung der Heimarbeit in Arbeitsvertrag (unter dem Stichwort „Arbeitsort“ oder in einem Reglement, welches integrierender Bestandteil des Arbeitsvertrages bildet
    2. Generelle Home Office Tätigkeit oder Home Office als Zweitarbeitsplatz
      1. Anzahl Einsatztage im Home Office
      2. Home Office-Arbeitszeit (und Überzeit bzw. Überstunden)
    3. Arbeitsmittel
    4. Geheimhaltungspflicht
    5. Weitere Weisungsrechte
  3. Verhalten im „Heimbüro“
    1. Kleidung anziehen (kein „Schlabber“-Outfit)
    2. Geregelter Tagesablauf
      1. Wenn möglich fixer Arbeitsbeginn
      2. Fixe Feierabendzeit
      3. Überstunden als Ausnahme
      4. Erstellung einer To do-Liste am Vorabend
      5. Effektive Abarbeitung der To do-Liste am folgenden Tag
    3. Ablenkung vermeiden
      1. Trennung von geschäftlichen und privaten e-mails
      2. Nutzung des separaten Arbeitsraums
      3. Abstellen aller Ablenkungsursachen (Klingel, Smartphone-Nachrichteneingang-Töne und –Blinken etc.)
      4. Keine gleichzeitige Kinderbetreuung
    4. Pausen machen
      1. Währende der Arbeit / Raumlüftung
      2. Mittagspause
        1. Gelegentlich externe Mahlzeiten
        2. Kurzer Spaziergang
      3. Abschalten am Feierabend
        1. Computer ausschalten
        2. Keine e-mails mehr lesen
      4. Sichtbar bleiben beim Arbeitgeber
        1. Kommunikation
          1. Jour fix (regular meetings)
          2. Telefonkontakte mit Chef
          3. Sachstandsberichte nicht vergessen (Homebase-Berichte)
          4. Sich nach neuen Aufträgen oder Entwicklungen erkundigen
          5. Berücksichtigen, dass Home Office-Mitarbeiter bei Beförderungen möglicherweise vergessen werden
        2. Zentralenbesuche
          1. Teilnahme an den Meetings in der Zentrale
          2. Feste Termine mit Vorgesetztem und Kollegen vereinbaren
          3. Mit Kollegen zu Mittagessen abmachen


Quelle: Home-Office-Arbeit: Keine Vermischung von Arbeits- und Privatsphäre

Weiterführende Informationen

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